Dagens dokumenthantering är digital

Borta är dagarna då kontoren svämmade över av pärmar och papper. I dagens informationssamhälle blir en allt större del av företags dokumenthantering digital. Det finns många fördelar med detta och dessa sträcker sig inte enbart till lägre kostnader till följd av att pappers- och toneranvändningen minskar. En digitaliserad dokumenthantering innebär också ökad effektivitet.

Stora företag inleder stora digitaliseringsprojekt
SJ och Vattenfall är två företag som insett fördelen med att digitalisera sina dokument. ComputerSweden skriver om detta i en artikel från förra månaden. SJ har bland annat valt att ge sina lokförare surfplattor för att ersätta de papper de tidigare arbetade med. Åtgärden förväntas spara elva kilo papper per lokförare. Samtidigt får man också möjlighet att på ett bättre sätt organisera den information man arbetar med och göra den tillgänglig för alla berörda. Man kan på så sätt länka sina system samman på ett bättre sätt.

Vad krävs av ett system för dokumenthantering?

Ett bra system för dokumenthantering underlättar för företag på många sätt. Framförallt ska möjligheten finnas att ha allt på samma ställe. En central digital förvaringsplats gör det lättare för anställda att hitta de dokument de behöver, samt att redigera dokument eller skicka dem till en tredje part.

Det ska också finnas en versionshantering. Den senaste versionen ska visas, vem som senast uppdaterade den ska framgå tydligt och det ska också vara möjligt att förse dokumentet med förutbestämda statusar såsom ”under arbete”. En väl utbyggd sökfunktion är också viktig då det underlättar för anställda att hitta det de behöver.

Slutligen bör det finnas möjlighet att specialanpassa funktionerna efter företagets behov. Ett företag som Vattenfall kan till exempel behöva tillgång till en stor och snabbt sökbar katalog av dokument som inte redigeras utan finns där enbart i referenssyfte, exempelvis ritningar över kraftverk. Andra företag behöver i första hand organisera rapporter som sammanställs av flera olika avdelningar.